3.3 操作字段

在Access中，除了对字段的一些属性进行简单操作之外，还可以对字段进行创建计算字段、查找、排序、筛选等更深入的操作。

3.3.1 创建计算字段

在Access中，用户可以直接创建计算字段，而无须另外使用查询来执行计算。

在数据表视图中，单击【单击以添加】字段，在级联菜单中执行【计算字段】|【数字】命令。

在弹出的【表达式生成器】对话框中输入计算公式，并单击【确定】按钮。

此时，在数据表中将自动显示新字段列，并在该列中显示计算结果。用户只需在字段名中输入新的名称，重命名字段即可。

3.3.2 排序与冻结字段

排序字段是按照一定的排列方式对字段中的数据进行升序或降序排列，而冻结字段则是固定位置的字段，以方便查看其他字段。

1. 排序字段

在Access中，默认情况下所有的记录是以主键为依据，按照升序对数据进行排序。在数据表视图中，右击需要改变排序方式的字段，执行【降序】或【升序】命令，即可更改排序方式。

2. 冻结字段

冻结字段类似于Excel中的冻结窗格。右击需要冻结的字段，执行【冻结字段】命令，即可冻结该字段。此时，拖动滚动条，即可查看字段冻结后的效果。

3.3.3 查找和替换数据

当数据表中存储的数据非常庞大时，通过垂直滚动将难以查找和替换某个字段中的数据。此时，可以使用“查找和替换”功能，轻松地查找和替换相应的数据。

1. 查找数据

在数据表中，右击需要查找数据的字段，执行【查找】命令。

在弹出的【查找和替换】对话框中，在【查找内容】文本框中输入需要查找的内容，单击【查找下一个】按钮。

在【查找和替换】对话框中，各设置参数的具体含义如下表所示。

2. 替换数据

当用户需要替换数据时，则需要激活【替换】选项卡，在【查找】和【替换】文本框中分别输入所需要查找和替换的内容，单击【替换】或【全部替换】按钮即可。

3.3.4 添加验证规则

在Access中，可以向表字段或记录中添加验证规则，以帮助用户对输入的数据进行验证。

字段验证规则可以防止用户在单个字段中输入无效数据，而记录验证规则可防止创建不满足输入条件的记录。不管是字段验证规则还是记录验证规则，都是通过表达式添加的。

例如，在“库存信息”的表中，包含了一个【期初库存】的字段。通常情况下，库存数量是不允许出现负数的，也就是说库存数量必须保证大于或等于零。此时，用户可以使用表达式作为字段验证规则，来限制用户只能输入大于或等于零的数值。

打开“库存信息”表，选择【期初库存】字段。执行【表格工具】|【字段】|【字段验证】|【验证】命令，在其级联菜单中选择【字段验证规则】选项。

在弹出的【表达式生成器】对话框中输入作为验证条件的表达式，单击【确定】按钮。

3.3.5 使用字段筛选

筛选可以将显示的数据局限于特定记录，不需要更改查询、窗体或报表设计。应用筛选时，只有满足条件的记录才会显示在视图中，而那些无法满足条件的记录则会被隐藏起来。

1. 公用筛选器

数据表中的每个字段名称右侧会显示一个下拉按钮。单击该下拉按钮，在打开的【筛选器】中选择需要筛选的条件，单击【确定】按钮。

另外，也可以单击【系列ID】字段下拉按钮，在弹出的【筛选器】中执行【文本筛选器】|【包含】命令，在弹出的【自定义筛选】对话框中输入筛选条件，单击【确定】按钮。

2. 基于范围筛选

在字段列中选择包含筛选值的单元格，例如选择包含“硬盘”的单元格。执行【开始】|【排序和筛选】|【选择】|【包含“硬盘”】命令，即可筛选出所有包含“硬盘”文本的记录。

3. 按窗体筛选

在Access中，可通过窗体筛选功能对数据表中的若干个字段进行筛选，或查找特定的记录。

执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【按窗体筛选】命令，在弹出的【库存信息:按窗体筛选】对话框中的【查找】选项卡中选择【系列ID】字段下的单元格，并单击其下拉按钮，在其下拉列表中选择【主板】选项。

然后，激活【或】选项卡，选择【单价】字段下的单元格，单击其下拉按钮，在其下拉列表中选择相应的选项。

最后，执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令。

4. 高级筛选

执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【高级筛选／排序】命令，在弹出的【库存信息筛选1】窗口中，将【字段】设置为“单价”，将【条件】设置为“>1500”。

执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令，即可在数据表中显示筛选结果。

5. 移除或清除筛选

移除筛选是将视图还原到未筛选之前的状态，但筛选状态仍然保存在数据表中。

若要移除筛选，只需单击【记录导航】栏中的【已筛选】按钮，或执行【开始】|【排序和筛选】|【切换筛选】命令，即可移除筛选。

清除筛选是从数据表中彻底删除筛选状态。执行【开始】|【排序和筛选】|【高级】|【清除所有筛选器】命令，即可删除数据表中的所有筛选器。

另外，也可以单击某个字段中的筛选状态按钮来清除筛选器。例如，单击【单击】字段中的筛选按钮，在其【筛选器】中执行【从“系列ID”清除筛选器】命令，即可只清除该字段内的筛选器。