3.1 创建Access数据表

在Access中，创建数据表是最基本的操作，这是数据库制作的开端。创建数据表之后，还需要通过添加字段和类型以及设置字段属性等操作来完善数据表。

3.1.1 新建数据表

在Access中，当用户新建数据库文档时，系统会在创建数据库文档的同时创建一个默认的数据表。除此之外，用户还可以通过下面两种方法创建数据表。

1. 在数据库中创建数据表

打开数据库，执行【创建】|【表格】|【表】命令，即可创建一个新数据表，并将该数据表显示为当前活动表。

2. 在表设计中创建数据表

打开数据库，执行【创建】|【表格】|【表设计】命令，即可以用设计视图的方法创建一个新数据表。

3.1.2 添加字段及类型

设计数据库时，如果数据类型是非文本类型的，则需要为每个字段设置适当的数据类型。

1. 字段的数据类型

在Access中，包含10种数据类型和“查阅向导”。只有了解了这些数据类型和作用后，才能正确地选择字段的数据类型。

2. 在【数据表】视图中添加字段和数据类型

默认情况下，新建数据表中会存在【ID】和【单击以添加】两个字段。单击【单击以添加】字段中的下拉按钮，在列表中选择一个数据类型。

在【单击以添加】字段前面插入一个名为“字段1”的新字段。

由于新插入的“字段1”字段名称为激活状态，因此用户可直接输入新的字段名称，例如“图书”，对字段进行重命名操作。

最后，在“图书”字段名称下方的单元格中输入数据即可。

3. 在【设计】视图中添加字段及数据类型

当用户在【设计】视图中创建数据表后，可直接为表添加字段。

在【设计】视图的表中的【字段名称】列的第1个单元格输入字段名称。

然后，在【字段名称】列的第2个单元格输入第2个字段名称。以此类推，可以为表格添加其他字段。

默认情况下，新建字段后，系统会自动为其指定“短文本”数据类型。此时，用户可通过单击【数据类型】的下拉按钮，在其下拉列表中选择相匹配的数据类型。

4. 用菜单命令添加字段和数据类型

新建数据表之后，执行【表格工具】|【字段】|【添加和删除】|【短文本】命令，即可在表中添加一个“短文本”数据类型的字段。

除此之外，还可以执行【表格工具】|【字段】|【添加和删除】|【其他字段】命令，在其级联菜单中选择相应数据类型的方法添加指定数据类型的字段。

5. 更改字段类型

在数据表中选择需要更改数据类型的字段列，执行【表格工具】|【字段】|【格式】|【数据类型】命令，在其级联菜单中选择相应的数据类型，即可更改当前字段的数据类型。

3.1.3 设置字段属性

在【设计】视图中，除了设置字段的类型外，还可以通过【常规】选项卡中的内容来设置字段属性。

【常规】选项卡中包含的各选项和含义如下表所示。

下面详细介绍几种常用的字段属性，并介绍该字段属性应用方法。

1. 改变字段大小

在【字段大小】文本框，可以限定文本字段的大小和数字型数据的类型。例如，将【字段大小】设置为默认显示255B。

字段大小属性的设置针对的是文本型和数字型两种字段类型。其中，文本型字段的大小属性是指文本型数据保存的大小和显示的大小，字节数为0~255，用户可根据字段内容改变其大小。而数字型字段的大小属性是指数字型数据的种类，不同的种类存储数字型数据的大小范围也不尽相同。

文本型和数字型数据所占的字节数如下表所示。

2. 选择格式

格式是控制数据显示或打印的样式。不同类型的数据有着不同的格式。例如，在“日期／时间”类型的字段中，可以设置日期的格式。

文本和备注型数据的格式可分为文字字段的格式、零长度字符串的格式和Null值字段的格式。

在设置格式时，可以使用4种格式符号来控制输入数据的格式，如下表所示。

3. 设置小数点位数

小数位数是指小数点后数字的位数（只用于数字类型及货币类型）。小数位数一般为0~15位，可根据数字或者货币类型的字段大小来设置。

如果字段大小为字节、整数、长整数，则小数位为0；如果字段大小为单精度实数或者双精度实数，则小数位分别为0~7位和0~15位；如果字段为货币类型数据，则小数位为“自动”，默认为2位。

4. 使用标题

标题是字段的别名。例如，在【地址】字段的【标题】文本框中输入“家庭住址”。切换到【数据表】视图时，字段名将显示为“家庭住址”。

5. 设置默认值

默认值是用户在添加新记录时系统自动显示的字段值。默认值的使用是为减少用户输入时的重复操作，它是任何符合字段要求的数据值。

在【设计】视图中，将货币类型的“借阅费”字段的默认值设置为0。然后，在【数据表】视图中，将显示新记录默认值为“￥12.00”。

6. 设置验证规则

数据的验证规则用于对字段内容所输入的数据加以限制，并检查用户所输入的数据值是否合法。

例如，如果在【验证规则】文本框中输入“<20”，则表示该字段所有数值不能大于20。

切换到【数据表】视图中，当用户在【借阅费】字段下方的单元格中输入大于20的数值时，系统会弹出提示信息框。

7. 设置规则文本

规则文本用于在输入的数据违反该字段有效性规则时出现的提示。其内容可以直接在【规则文本】文本框中输入，也可以当光标位于该文本框中时按Shift+F2键，在弹出的【缩放】窗口中输入有效文本。

8. 输入掩码

输入掩码控制用户向数据库中输入数据的方式。例如，输入掩码可以要求用户输入遵循特定国家／地区惯例的日期（YYYY-MM-DD）或电话号码。

在【输入掩码】文本框中输入特定的掩码格式为____-__-__后，在【数据表】视图中，输入掩码即可显示出来。

另外，用户可单击【输入掩码】文本框后面的【浏览】按钮，在弹出的【输入掩码向导】对话框中设置所使用掩码的类型。