LESSON 2.5　设置段落格式——美化文档2

段落格式是指以段落为单位的格式设置。因此，若要设置段落格式，需要直接将光标定位到选定段落。设置段落格式可以使文档结构清晰，层次分明，更便于阅读。

2.5.1　设置段落的缩进格式

段落缩进是指段落相对左右页边距向页内缩进一段距离，如本段正文段落的第一行比其他行缩进两个字符。

段落缩进有以下几种形式：

◎左缩进：整个段落中所有行的左边界向右缩进。

◎右缩进：整个段落中所有行的右边界向左缩进。左缩进和右缩进一起用可产生嵌套段落，通常用于文字的引用。

◎首行缩进：段落首行从第一个字符开始向右缩进，区别于前面的段落。

◎悬挂缩进：将整个段落中除首行外所有行的左边界向右缩进。

下面将详细介绍如何设置段落缩进，具体操作方法如下：

素材文件：光盘\素材\第2章\公司管理制度之考勤制度.docx

视频文件：光盘\同步视频教学\第2章\设置段落的缩进格式.swf

01　单击扩展按钮

1　将光标定位到需要设置的段落。2　单击“段落”组中的扩展按钮。

02　选择首行缩进

1　单击“特殊格式”下拉按钮。2　选择“首行缩进”选项。

03　设置磅值

1　设置磅值，系统默认为2磅。2　单击“确定”按钮。

04　查看设置效果

此时，即可将所选段落设置为首行缩进2字符。

2.5.2　设置行间距和段间距

行间距是指行与行之间的距离，段间距则是指两个相邻段落之间的距离。用户可以根据需要来调整文本的行间距和段间距。

视频文件：光盘\同步视频教学\第2章\设置行间距和段间距.swf

1　设置行间距

默认情况下，Word自动设置段落内文本的行间距为一行，即为单倍行距。用户可以根据自己的需要设置行间距，具体操作方法如下：

01　单击扩展按钮

1　选中需要设置行间距的段落。2　单击“段落”组中的扩展按钮。

02　选择固定值

1　单击“行距”下拉按钮。2　选择“固定值”选项。

03　设置固定值大小

1　在“设置值”数值框设置大小为20磅。2　单击“确定”按钮。

04　查看设置效果

完成行间距设置后，查看设置效果。

Search　增加行间距完整显示内容

一般来说，当一行中出现图形或字体发生变化时，Word会自动调节行间距，以便容纳较大的字体。但当行间距设置为固定值时，增大字号时间距将保持不变，增大字体的文本可能会显示不完整，此时可适当增加行间距，以完整地显示文档内容。

2设置段间距

调整段间距可以有效地改善页面的外观效果，如文档的标题和文本之间的距离要大于文档中正文段落之间的距离。下面将详细介绍设置段间距的方法。

01　单击“段落”按钮

1　选中要设置段间距的段落。2　单击“段落”组中的扩展按钮。

02　设置段前/段后间距

1　设置段前和段后间距。2　单击“确定”按钮。

03　查看设置效果

完成段间距设置后，查看设置效果。

TIP　“两端对齐”模式

如果选择“两端对齐”模式，可同时将文字两端对齐。如果某行字数不够占用一行，会自动增加字符间距。

2.5.3　设置段落对齐方式

段落格式就是以段落为单位的格式设置，在设置段落格式时需要将光标定位到选定的段落中。段落对齐方式控制着段落中文本行的排列方式，包含“两端对齐”、“左对齐”、“居中对齐”、“右对齐”和“分散对齐”等几种方式。文档默认的对齐方式是“两端对齐”。

设置段落对齐方式的具体操作方法如下：

视频文件：光盘\同步视频教学\第2章\设置段落对齐方式.swf

01　单击“居中”按钮

1　选中所需设置对齐方式的段落。2　单击“居中”按钮。

02　居中对齐

此时，即可将所选段落中的文本居中对齐。

Search　悬挂缩进

可以通过单击“开始”选项卡下“段落”组中的“增加缩进量”按钮或“减少缩进量”按钮来设置悬挂缩进。

2.5.4　为段落添加边框和底纹

为段落添加边框和底纹，不仅可以美化文档，使其赏心悦目，还可以突出显示文档内容。为段落添加边框和底纹的具体操作方法如下：

视频文件：光盘\同步视频教学\第2章\为段落添加边框和底纹.swf

01　选择“边框和底纹”选项

1　将光标定位到段落中。2　单击“边框”下拉按钮。3　选择“边框和底纹”选项。

02　设置边框样式

弹出“边框和底纹”对话框，1　设置边框样式。2　将边框样式应用于“段落”。

03　设置底纹样式

1　在“底纹”选项卡下设置底纹样式。2　将底纹样式应用于“段落”。3　单击“确定”按钮。

04　查看效果

此时，即可查看对段落应用边框和底纹后的效果。

Search　为文字添加边框和底纹

同样的，用户可以根据需要对文字添加边框和底纹效果，只需选中文字后再使用以上方法设置边框和底纹效果即可。

2.5.5　利用项目符号和编号突出层级

在Word 2010中可以在输入文本时插入项目符号和编号，也可以给已经存在的文档添加或更改项目符号和编号。下面以更改素材文档中的项目符号和编号为例，介绍如何为文档添加项目符号和编号。

素材文件：光盘\素材\第2章\办公室行为规范.docx

视频文件：光盘\同步视频教学\第2章\利用项目符号和编号突出层级.swf

01　选择项目符号

1　选中要设置项目符号的文本。2　单击“段落”组中的“项目符号”下拉按钮。3　选择要插入的项目符号。

02　插入多个项目符号

此时，即可插入该项目符号。采用相同的方法，可以插入多个项目符号。

03　选择编号样式

1　选中要设置编号的文本。2　单击“段落”组中的“编号”下拉按钮。3　选择要设置的编号样式。

04　查看编号效果

插入完毕后，可以看到文档中的文本内容前已经更改为统一的编号样式。

2.5.6　自定义项目符号和编号

除了可以使用Word 2010自带的项目符号和编号样式之外，还可以自定义项目符号和编号，下面将详细介绍其操作方法。

视频文件：光盘\同步视频教学\第2章\自定义项目符号和编号.swf

1　自定义项目符号

自定义项目符号的操作方法如下：

01　定义新项目符号

打开素材文档，1　选中要设置的文本。2　单击“段落”组中的“项目符号”下拉按钮。3　选择“定义新项目符号”选项。

02　单击“图片”按钮

弹出“定义新项目符号”对话框，单击“图片”按钮。

03　选择图片

弹出“图片项目符号”对话框，1　选择需要的图片。2　单击“确定”按钮。

04　确认设置

返回“定义新项目符号”对话框，在“预览”区域中可以看到设置效果，单击“确定”按钮。

05　查看项目符号

设置完毕后返回文档，可以看到选中的文本已被修改为所选的项目符号样式。

2　自定义编号样式

若要自定义编号样式，具体操作方法如下：

01　选择“定义新编号格式”选项

1　选中要设置编号样式的文本。2　单击“编号”下拉按钮。3　选择“定义新编号格式”选项。

02　设置编号样式

弹出“定义新编号格式”对话框，1　选择需要的编号样式。2　单击“字体”按钮。

03　设置字体格式

弹出“字体”对话框，1　设置编号的字体格式。2　依次单击“确定”按钮。

04　查看编号效果

此时，即可看到选中的文本前已经添加了编号。