2.4 采购需求与计划

小思考2-2

小胡开了家饺子馆，周围许多小区住户来光顾小店，生意还算火爆。可每天最让小胡头疼的就是应该怎么进货，大部分的利润被物流吃掉了。卖出一笼10个饺子，定价为5元钱，直接成本为饺子馅、饺子皮、佐料和燃料，每个饺子大约2角钱。虽然存在价差空间，可是小胡的小店赚不了多少钱，原因在于每天都有大量剩余原料，这些采购的原料不能隔天使用，算上人工、水电、房租等经营成本，饺子的成本已接近4角钱。小胡很有感慨，利润的高低关键在于控制数量，准确供货。其实做饺子的数量挺难掌握：做少了，有的时候人家来买没有，也等不及现做，眼看着要到手的钱飞走了；做多了，就要剩下。麻雀虽小，五脏俱全，一个饺子馆的采购计划同样容不得差错。

试问你有什么好的建议给小胡呢？

1．采购计划

采购管理实践中通常要先制订采购计划，然后根据计划来执行，而采购计划则与需求密切相关并直接影响需求的满足程度和库存的大小，另外，供应商的选择和认证也是采购计划的重要内容，所以这里专门介绍一下。

制订采购计划是采购作业的第一步。采购计划是指企业管理人员在了解市场供求的情况下，以认识企业生产经营活动过程和掌握物料消耗规律为基础，对计划期内物料采购活动所做的预见性的安排和部署。它包括两部分内容：采购认证计划和采购订单计划。采购认证计划主要是对供应商供应能力的认证活动的安排，而采购订单计划则主要确定应在何时购入何种物料的具体安排。

采购计划的编制应该达到如下目的。

(1) 预计物料需用的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动。

(2) 避免物料储存过多，积压资金，占用库存空间。

(3) 配合企业生产计划和资金调度。

(4) 使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。

(5) 确定物料的耗用标准，以便于管理物料的采购数量和成本。

2．采购策略和采购需求的确定

制订采购计划时，特别是制订采购订单时必须确定采购需求，通常生产计划、用料清单及存量管理是决定具体采购数量的主要依据，但首先应分析产品市场情况、供应商情况、经济情况并根据信息确定采购策略。

具体来说，要先开展以下工作，并将采购管理与库存控制结合起来，以库存控制作为工作准则：估计材料消耗量(可分为月度和季度)；将估计数据与库存控制数据进行核对；分析采购提前期及安全库存量；分析供应市场情况和经济形势；然后，根据分析的结果(如材料的价格趋势)制定出采购政策。

如果预计材料供应充足，价格可能下降，那么采购政策就可能是将库存减少到经济合理的最低水平。相反，如果预测到材料供应少，价格有上升的趋势，明智的采购政策将是确保持有足够的库存或合同，并且将会考虑购买期货的可能性。

除了对供应市场进行分析外，还需要对产品销售进行预测，进而确定物料需求并据此确定合适的采购量。预测的方法很多，这本身可以是一门课程或一个研究方向，有兴趣的读者可参阅相关资料。最常见的做法是直接根据历史数据，采用历史映射法进行，其基本前提是未来的需求模式将会重复过去的历史，常见的方法有回归分析法、分解分析法、移动平均法、指数平滑法等。其他还有许多预测的方法和模型，如动态回归法、灰色预测模型、神经网络模型、系统动力学方法、各种仿真方法等。

如果确定了需求，那么如何确定具体的订货时间和订货量呢？有关方法详见本书第8章。这里主要介绍采购计划编制的过程和结果。

3．采购计划编制的过程

采购计划主要包括采购认证计划和采购订单计划。目前公认的采购计划的主要环节有准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。其中，前4个环节属于采购认证计划的编制，相当于对环境和供应商的分析、选择和管理计划，而认证则相当于对供应商能力和水平的认可，特别是通过小批量试制认证其供应能力；后4个环节属于采购订单计划的编制，相当于具体采购订单的计划安排。

通常要完成如下工作：“制造或购买”的决策分析；各种信息的加工处理；采购方式与合同类型的选择；采购计划文件的详细编制等。

实用案例2-5

某企业采购计划作业的程序

某企业采购计划作业分为3个步骤：第一步，营业部于每年年度开始时，提供主管单位有关各机型的每季度、每月的销售预测。销售预测须经会议通过，并配合实际库存量、生产需要量、现实状况，由生产管理单位编制每月的采购计划。第二步，生产管理单位编制的采购计划副本送至采购中心，据以编制采购预算，由部门会议审核通过后，再将副本送交财务部门编制每月的资金预算。第三步，销售部门变更“销售计划”或有临时的销售决策(如紧急订单)，应与生产单位、采购中心协商，以排定生产日程，并修改采购计划及采购预算。

资料来源：孙明贵．采购物流实务[M]．北京：机械工业出版社，2004.

4．采购计划编制的结果

采购计划编制完成后的主要结果如下。

1) 采购计划的主要内容

(1) 项目采购工作的总体安排。

(2) 采购所用的合同类型。

(3) 外取资源的估价办法。

(4) 项目采购工作责任的确定。

(5) 项目采购计划文件的标准化。

(6) 如何管理资源供应商。

(7) 如何协调采购工作与其他工作。

2) 具体的采购作业计划

采购计划工作的第二项成果是编制和生成具体的采购作业计划，实务操作中经常出现项目采购计划。项目采购作业计划是指根据某特定项目对各种资源的需求信息，通过专家判断法和经济期量标准、经济订货点模型等方法和工具，制订出的采购工作的具体作业计划。

3) 采购要求说明文件

采购计划编制工作的另一个重要成果是编制出了采购要求说明文件，这是对具体采购内容的详细说明。在采购要求说明文件中，应该充分详细地描述采购要求的细节，以便让供应商确认自己是否能够提供这些产品或劳务。

4) 采购工作文件

这是在采购工作过程中所使用的一系列的工作文件，用于指导采购人员的工作，借助这些采购工作文件可以向供应商寻求报价和发盘。采购工作文件有不同的类型，它们常用的名称有投标书、询价书、谈判邀请书、初步意向书等。

5) 采购评价标准

在采购计划的制订过程中，应为下一步的采购招投标等活动设计出如何评价供应商的采购评价标准。通常需要使用这些评价标准来给供应商和他们的报价书、发盘或投标书评定等级或打分。